La Gestion Électronique de Documents (GED) appliquée à l'immobilier
La Gestion Électronique de Documents (GED) pour l’immobilier ne se résume pas à la simple numérisation de papiers ou au stockage de fichiers sur un serveur. C’est un processus structuré visant à créer, classer, gérer et diffuser l’information documentaire technique et administrative d’un patrimoine.
À l’heure du numérique, disposer d’une GED technique performante est un prérequis indispensable pour maîtriser ses actifs. Chez GETECIM, nous transformons vos « armoires numériques » en bases de connaissances dynamiques, où chaque document est qualifié et relié à la réalité technique de vos bâtiments.
Pourquoi la GED est-elle stratégique pour la gestion de patrimoine ?
L’inflation réglementaire et la complexité technique des bâtiments génèrent une quantité exponentielle de documents (plans, diagnostics, contrats, DIUO, DOE). Une mauvaise gestion de ces flux entraîne des pertes financières et des risques juridiques. Une solution de dématérialisation immobilière bien pensée répond à des enjeux spécifiques selon votre métier :
Bailleurs sociaux
Pour les bailleurs, la centralisation des documents est vitale pour assurer la maintenance et la sécurité des locataires. Une GED bien structurée permet de retrouver instantanément un DPE, un constat amiante ou un contrat d’entretien, facilitant ainsi les interventions techniques et la relation locataire.
Fonds d'investissement
La liquidité d’un actif dépend de la qualité de sa documentation. Une GED immobilier tenue à jour agit comme une Data Room permanente. Elle accélère les processus de Due Diligence lors des cessions et valorise l’actif en garantissant la complétude du dossier technique (Green Value et conformité).
Collectivités territoriales
Gérer un parc public ou tertiaire diffus demande une rigueur absolue. La GED permet de sécuriser la mémoire technique des bâtiments malgré le turnover des équipes. Elle assure la continuité de l’information entre la phase construction (réception des DOE) et la phase exploitation.
L'approche GETECIM : Structurer la donnée avant de stocker le document
Beaucoup de projets de GED échouent car ils reproduisent le désordre du papier dans un format numérique. Stocker des PDF mal nommés dans des dossiers en vrac ne crée pas de valeur. Notre valeur ajoutée réside dans l’ingénierie documentaire. Avant même de parler d’outils logiciels, nous intervenons pour :
Auditer l'existant
Analyser la qualité de votre fonds documentaire actuel.
Structurer l'arborescence
Définir un plan de classement standardisé et intelligent.
Qualifier la donnée
Mettre en place des règles de nommage strictes et des métadonnées (tags) pour que chaque document soit « retrouvable » par un moteur de recherche.
Quels sont les documents essentiels d'une GED technique ?
Une gestion documentaire immobilière efficace doit couvrir l’ensemble du cycle de vie du bâtiment. Elle ne doit pas contenir « tout et n’importe quoi », mais se concentrer sur les pièces opposables et utiles à l’exploitation :
Documents administratifs
Titres de propriété, règlements de copropriété, baux.
Dossier technique
Les DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés), les DIUO (Dossiers d’Intervention Ultérieure sur l’Ouvrage).
Audit et conformité
Les diagnostics techniques (DTG, DPE, Amiante), les rapports de vérification périodique (installations électriques, ascenseurs).
Plans
Maquettes BIM, plans architecturaux, schémas des réseaux.
Quel est le coût d'une mise en place de GED Immobilier ?
Il est difficile de donner un prix unique car le marché se divise entre le coût du logiciel (licence) et le coût de la prestation intellectuelle (structuration et intégration).
Concernant le coût de mise en œuvre d’une GED, il faut distinguer l’abonnement au logiciel (souvent quelques euros par utilisateur/mois ou au volume de stockage) de la prestation d’ingénierie documentaire. Pour l’audit, la structuration de l’arborescence et la reprise de l’historique (reprise de données), les budgets peuvent varier de 5 000 € à plus de 50 000 € selon la volumétrie du patrimoine et l’état de « vrac » initial.
Attention : une GED gratuite ou low-cost sans accompagnement finit souvent en « cimetière de PDF ». L’investissement dans la structuration initiale est toujours rentabilisé par le gain de temps à l’usage.
Quelle différence entre une GED et un simple serveur (Google Drive, SharePoint) ?
Un serveur de fichiers classique (type Drive ou Dropbox) est un espace de stockage passif. Une solution de GED professionnelle ajoute une couche d’intelligence : indexation du contenu, gestion des versions (versioning), circuits de validation (workflows), gestion des droits d’accès fins et métadonnées. C’est la différence entre une boîte à archives et un bibliothécaire.
Quel est le lien entre GED et BIM ?
La GED et le BIM (Building Information Modeling) sont complémentaires. La maquette numérique (BIM) contient la géométrie et les données techniques des objets, tandis que la GED stocke les documents contractuels ou descriptifs liés à ces objets (notices, garanties). Getecim travaille à créer des passerelles pour que votre maquette BIM pointe directement vers les bons documents dans la GED.
Comment réussir la reprise de l'historique documentaire ?
C’est souvent l’étape la plus douloureuse : que faire des milliers de fichiers existants ? Il ne faut surtout pas tout importer massivement sans tri. Nous conseillons une reprise de données sélective, basée sur un audit préalable, pour ne migrer que les documents valides et utiles (la « donnée chaude ») et archiver le reste.
La GED est-elle sécurisée ?
La sécurité est un pilier de la dématérialisation immobilière. Contrairement aux échanges par email ou clés USB, une GED centralise les données sur des serveurs sécurisés (souvent certifiés ISO 27001 ou HDS), avec une traçabilité complète : on sait qui a consulté ou modifié quel document et à quel moment.
Qu'est-ce qu'une Data Room ?
Une Data Room électronique est une forme spécifique de GED, temporaire et hautement sécurisée, utilisée lors des transactions immobilières pour partager les documents confidentiels avec des acheteurs potentiels. Une GED bien tenue au quotidien permet de générer une Data Room en quelques clics lors d’une vente.